ポイント1：会場の雰囲気
自社の商品やサービスをプレゼンするために、会場の雰囲気は欠かせないポイントです。イメージに合う空間で商談会を行えば、商品の魅力を引き立ててくれるでしょう。例えば重厚感のあるデザインの商品であれば、落ち着いたクラシカルな雰囲気の会場がピッタリ。最先端の技術を駆使したIT製品であれば、無機質またはメカニックな雰囲気の会場が合うかもしれません。
逆をいえば40代向けなのにポップな若者向けの内装や立地にある会場では、商品コンセプトが伝わらない可能性があります。会場の雰囲気づくりから商談の勝負は始まっているといえるでしょう。
アクセスの良さ
商談会の集客率を高めるために、アクセスの良さは重要です。意欲の高い・積極的な方であれば遠い立地であろうと参加するかもしれませんが「仕事の合間にしか時間が確保できない」「行けたら行ってみよう」という方もいるはずです。
実際に大きなイベントや商談会は、会場の広さだけではなくアクセスの良い会場で行われています。自信のある商品やサービスであっても、多くの方に見てもらえなければ契約に結び付きません。公共交通機関のアクセスの良さ、駐車場の充実度の良い会場を選びましょう。
ポイント2：レイアウト変更の融通度
規模が多いくなればなるほど、レイアウトによる導線確保は大切。スクール形式にするのか、シアター形式にするのか、コの字形式にするのかなど、さまざまなレイアウトがあります。商談会や展示会の商品の見せ方によって、柔軟にレイアウトの変更ができるか確認しておきましょう。どれくらいの大きさのブースを作れるか、その場合イスや机はいくつ設置可能か、どう置けるかなど、事前にレイアウト候補を用意しておくと便利です。ストレスなくスムーズに移動でき、会場を行き来できるかも重要です。
ポイント3：懇親会のセッティング
懇親会も行うイベントの場合、移動までの時間と距離を踏まえて懇親会会場をセッティングしましょう。商談会と同じ会場で開催できれば、移動する手間が省けて参加者が増えるはずです。会場によってはケータリングを手配してくれるサービスを受けられるので、事前に要望を伝えておきましょう。同じ会場が難しければ、周辺エリアで懇親会を開けるキャパシティのある飲食店を探す必要があります。
懇親会は参加者との交流が目的です。いかに話しやすい雰囲気をつくれるか、会場選びからアクセスまで細部にも気を配りましょう。
貸し会議室の利用のすすめ
以上のような条件を満たす会場探しをする場合、貸し会議室をポイントに探してみてはいかがでしょうか。
貸し会議室によっては、会場の雰囲気・アクセス・レイアウトの変更・懇親会への流れまでスムーズに行うことが可能な会場があります。